Hacer una planificación transparente involucrando a los interesados y publicando resultados para aumentar compromiso y reducir incertidumbre.
El concepto «Hacer una planificación transparente involucrando a los interesados y publicando resultados para aumentar compromiso y reducir incertidumbre» se centra en dos principios clave del enfoque ágil: la transparencia y el compromiso de los interesados, que son fundamentales para el éxito de los proyectos en entornos de alta incertidumbre.
Planificación transparente: La transparencia implica que todo el proceso de planificación sea claro y accesible para todos los involucrados. En la planificación ágil, no se ocultan decisiones o resultados, sino que se comparte abiertamente con el equipo y los interesados (stakeholders). Esto incluye el acceso a los planes, cronogramas, progresos y cualquier cambio que ocurra. La transparencia genera confianza, ya que todos los involucrados pueden ver en qué fase está el proyecto y cómo avanza.
Involucrar a los interesados: Los interesados son aquellas personas o grupos que tienen interés o se ven afectados por el proyecto. Involucrarlos en la planificación implica que se consideren sus opiniones, expectativas y prioridades. Este enfoque permite que las decisiones se alineen mejor con las necesidades del cliente y las prioridades de negocio, lo que incrementa su satisfacción. Además, cuando los interesados participan en el proceso, se sienten más comprometidos con los resultados.
Publicar resultados: Compartir los avances del proyecto de manera constante es otra práctica clave en los enfoques ágiles. La publicación regular de resultados permite que todos los miembros del equipo y los interesados estén al tanto de los logros alcanzados, los problemas identificados y los próximos pasos. Esta visibilidad es crucial para la toma de decisiones informada y oportuna, y para ajustar los planes en función de los cambios en el entorno o las necesidades del cliente.
Aumentar compromiso y reducir incertidumbre: La combinación de transparencia y participación activa de los interesados aumenta el compromiso de todas las partes. Al sentirse escuchados y ver que sus preocupaciones son tomadas en cuenta, los interesados se implican más en el éxito del proyecto. Además, la publicación continua de resultados permite reducir la incertidumbre, ya que ofrece una imagen clara y en tiempo real de la situación del proyecto, lo que ayuda a identificar problemas a tiempo y corregir el rumbo si es necesario.
Ejemplo
Imaginemos un proyecto ágil para desarrollar un sistema de gestión de inventarios en una empresa de retail. El equipo de desarrollo está trabajando bajo el marco de Scrum, y uno de los principios que han adoptado es la planificación transparente.
Escenario:
Inicio del proyecto:
- El equipo de desarrollo, el Product Owner (PO) y varios stakeholders (incluyendo gerentes de almacén, finanzas y TI) están involucrados en el proyecto. La primera reunión de planificación (Sprint Planning) involucra a todos los interesados relevantes.
- En esta reunión, el Product Owner presenta el backlog del producto, con las funcionalidades deseadas: integración con proveedores, control de stock en tiempo real y generación de reportes de inventario. Se discuten las prioridades y los plazos. Se seleccionan las primeras historias de usuario para el sprint, y el equipo acuerda qué se va a trabajar en las próximas dos semanas.
Implementación de la transparencia:
- Durante todo el sprint, el equipo mantiene visible el progreso de cada tarea en una herramienta de gestión visual como un tablero Kanban o en un software como Jira. En este tablero se pueden ver claramente las tareas en curso, las finalizadas y aquellas que tienen bloqueos o problemas.
- Además, el equipo realiza reuniones diarias (Daily Standups), donde no solo participan los miembros del equipo, sino también el Product Owner y cualquier interesado que quiera asistir. En estas reuniones de 15 minutos, se comparte el estado de cada tarea y se discuten los obstáculos.
- Al final de cada sprint, se realiza una demostración del producto (Sprint Review), donde el equipo presenta lo que se ha logrado, y los interesados pueden dar retroalimentación directa sobre el producto en construcción.
Publicación de resultados:
- Cada semana, el equipo publica un informe de progreso que incluye el estado del proyecto, los avances realizados, las decisiones tomadas y los problemas encontrados. Este informe se envía a todos los interesados, quienes pueden revisarlo y dar comentarios en tiempo real.
- El Product Owner también actualiza continuamente el backlog del producto, reflejando los cambios en las prioridades y cualquier nuevo requerimiento basado en el feedback del cliente o los interesados.
Beneficios de la transparencia:
- Gracias a esta planificación transparente, los stakeholders pueden ver en tiempo real cómo avanza el proyecto. Esto les da confianza, ya que están al tanto de lo que sucede y pueden ajustar sus expectativas o decisiones rápidamente si algo cambia.
- Por ejemplo, durante una revisión de sprint, el equipo descubre que una funcionalidad clave para la integración con los proveedores tiene más complejidad de la prevista, lo que retrasa su finalización. Dado que este obstáculo se comunicó de forma transparente y temprana, los stakeholders tienen la oportunidad de priorizar otras tareas o ajustar el alcance del proyecto en respuesta.
- Además, la participación activa de los stakeholders en las revisiones y la visualización constante del progreso incrementa su compromiso con el proyecto. Al sentirse parte del proceso y ver el impacto de sus decisiones, están más motivados para colaborar.
Reducción de la incertidumbre:
- Al mantener este nivel de transparencia, se minimiza la incertidumbre. Cualquier retraso, bloqueo o cambio se comunica de inmediato, lo que permite tomar decisiones rápidas y proactivas. Por ejemplo, cuando se identificó el retraso en la integración con proveedores, se pudo ajustar el cronograma y evitar sorpresas de último minuto.
- Esta transparencia también ayuda a evitar malentendidos, ya que todos los involucrados tienen acceso a la misma información en tiempo real.
Conclusión:
Este ejemplo muestra cómo la planificación transparente aumenta la confianza y el compromiso de los interesados, al hacer visible el progreso del proyecto y mantener abiertas las líneas de comunicación. Al publicar constantemente los resultados y permitir que todos vean el estado actual del proyecto, se reducen las incertidumbres y los riesgos de malentendidos o sorpresas inesperadas.
Comentario
Este contenido refiere al Dominio 5 – Planificación Adaptativa (PMI ACP)
