¿Que es una PMO?

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Las PMO han evolucionado de un simple rol de supervisión a convertirse en socias estratégicas, impulsando la transformación empresarial, la innovación y el valor sostenible.

Aquí hay tres ejemplos de prácticas diarias de una PMO que ejemplifican este concepto:

Facilitación de la priorización de proyectos basados en el valor: La PMO organiza sesiones de planificación de portafolio utilizando el Análisis de Kano para identificar y priorizar las iniciativas que ofrecen el mayor valor al cliente y al negocio. En lugar de simplemente aprobar proyectos basados en el presupuesto, la PMO guía a la alta dirección en la selección de proyectos que maximizan el Retorno de la Inversión (ROI) y el Valor Actual Neto (VAN), asegurando que se inviertan recursos en las áreas correctas.

Fomento de la agilidad y la experimentación: La PMO establece un marco de trabajo que no impone una única metodología, sino que fomenta el uso de un enfoque híbrido y adecuado para el propósito. Diariamente, la PMO facilita retrospectivas donde los equipos reflexionan sobre sus procesos y proponen mejoras, creando un ambiente seguro para la experimentación. La PMO también puede promover el uso de Spikes (experimentos cortos y con tiempo limitado) para investigar nuevas tecnologías o soluciones, permitiendo a los equipos «fallar rápido» con un costo mínimo antes de comprometerse con una solución a gran escala.

Coordinación de la Sostenibilidad Estratégica: La PMO trabaja con los equipos para alinear los proyectos diarios con los objetivos de sostenibilidad de la empresa. Por ejemplo, utilizando la metodología OKR (Objetivos y Resultados Clave), la PMO define un objetivo trimestral como «Reducir las emisiones de CO2 en un 10%». Los equipos, de manera autónoma, establecen sus propios Resultados Clave medibles, como «Integrar un sistema de eficiencia energética en tres proyectos piloto». La PMO monitorea estos OKR en tableros de gestión visuales, como Kanban, para asegurar la transparencia y el progreso, y facilita conversaciones para eliminar cualquier impedimento que impida el logro de estos objetivos de sostenibilidad.

Cómo ayudar y acompañar a crear o a fortalecer una PMO

Una PMO que busca evolucionar de un centro de control a un agente de cambio estratégico necesita más que metodologías rígidas. Necesita agilidad en su ADN. Se requiere conocimiento en prácticas ágiles para ayudar y acompañar a esta transformación. Este tipo de conocimiento permite aplicar un enfoque crítico y multifacético en áreas clave de la PMO, basándose en el rigor de las siete áreas de conocimiento o dominios que componen el PMI-ACP.

1. Impulsar la transformación digital y la agilidad (Dominios I y V)

La agilidad no es un fin en sí mismo, sino un medio para lograr la transformación digital y la entrega de valor en un entorno de alta incertidumbre. Un PMI-ACP está capacitado para guiar a la PMO en la adopción de un enfoque híbrido, que combina la estructura de la gestión de proyectos tradicional con la flexibilidad de las prácticas ágiles, en lugar de imponer una única metodología.

Aplicación práctica: El PMI-ACP puede aplicar el Dominio I: Principios Áiles y Mentalidad para educar a la organización sobre la importancia de responder al cambio sobre seguir un plan estricto. Utilizará el Dominio V: Planificación Adaptativa para enseñar a la PMO a emplear técnicas como la planificación gradual (rolling wave planning) y la elaboración progresiva (progressive elaboration), lo que permite a los proyectos evolucionar a medida que se obtiene nueva información, en lugar de intentar definir todo al inicio. Esto es crucial para la PMO, que a menudo supervisa proyectos con requisitos emergentes y tecnologías disruptivas.

2. Fomentar la innovación a través de las personas (Dominios III y IV)

Una PMO sabe que la innovación y el éxito del proyecto depende de un equipo motivado y empoderado. El PMI-ACP es un líder de servicio por naturaleza, cuya función es fortalecer a los equipos, no controlarlos.

Aplicación práctica: A través del Dominio IV: Desempeño del Equipo, el PMI-ACP puede ayudar a la PMO a estructurar equipos autónomos y multidisciplinarios, que cuenten con las habilidades necesarias para entregar valor sin dependencias externas. Puede enseñar a la PMO a aplicar los siete componentes de la inteligencia emocional de Higgs y Dulewicz , a reconocer los estadios de desarrollo del equipo (Tuckman ladder) y a utilizar prácticas como la programación en pareja (pair programming) para mejorar la comunicación y la transferencia de conocimientos.

3. Integrar la sostenibilidad y el valor estratégico (Dominio II y VII)

La PMO moderna debe alinear la ejecución de los proyectos con la visión a largo plazo de la organización, incluyendo la sostenibilidad y los valores de negocio.

Aplicación práctica: El Dominio II: Entrega Orientada al Valor es el núcleo de este enfoque. Un PMI-ACP puede argumentar de manera convincente que las PMO deben centrarse en entregar software funcional y valor continuo, en lugar de documentación exhaustiva. A través del Dominio VII: Mejora Continua, el PMI-ACP puede institucionalizar la cultura de retrospectivas para que los equipos evalúen y perfeccionen regularmente sus procesos. Esto permite a la PMO identificar y medir el valor de las iniciativas de sostenibilidad, asegurando que no solo se cumplan los objetivos financieros, sino también los de ESG (refiere a los factores Ambientales, Sociales y de Gobernanza que las empresas tienen en cuenta en sus operaciones y en su toma de decisiones).

4. Gestionar el riesgo de forma proactiva y adaptativa (Dominio VI)

En el entorno VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad, ambigüedad) actual, una PMO necesita ir más allá de la gestión de riesgos reactiva.

Aplicación práctica: Un PMI-ACP aplicará el Dominio VI: Detección y Resolución de Problemas para ayudar a la PMO a promover la experimentación y la comunicación temprana con los stakeholders para identificar y resolver impedimentos. Esto incluye la priorización de las tareas más arriesgadas en los primeros Sprints para «fallar rápido» y mitigar el riesgo a un coste menor. Además, el profesional puede aplicar técnicas como el análisis de los cinco porqués (Five Whys) o los diagramas de causa y efecto (Fishbone/Ishikawa) para identificar las causas raíz de los problemas, en lugar de tratar sólo los síntomas.

Un profesional PMI-ACP no solo trae un conjunto de herramientas y técnicas; trae un cambio de mentalidad fundamental que es esencial para que una PMO evolucione, se vuelva un agente de transformación y un verdadero socio de negocio en la era de la agilidad.

¿Cómo se puede implementar Inteligencia Artificial para adoptar una guía en una PMO?

Se requiere utilizar el conocimiento de los dominios ágiles para guiar a una PMO en la integración de la Inteligencia Artificial Generativa (IAG), entre otras nuevas prácticas vinculadas con la IA, ya sea para su creación o en su fortalecimiento.

1. Fomentar la experimentación y el aprendizaje (Dominio I: Principios Ágiles y Mentalidad)

La implementación de la IAG es un proceso experimental y de alto riesgo. La mentalidad ágil de «fallar rápido y aprender» es esencial.

Aplicación práctica: Se debe promover un entorno de experimentación controlada. En lugar de invertir en licencias costosas para toda la empresa, la idea va por la creación de pequeños «spikes» o pruebas de concepto. Por ejemplo, un equipo de PMs puede experimentar con una herramienta de IAG para generar de forma automática los primeros borradores de la documentación del proyecto, como el acta de constitución o la matriz de roles y responsabilidades. Quien se encuentre a cargo del proyecto de IAG aplicada a la gestión de proyectos ágiles deberá facilitar retrospectivas para analizar estos experimentos, documentar los aprendizajes y escalar las soluciones exitosas de manera gradual y segura.

2. Optimizar el flujo de valor con automatización (Dominio II: Entrega Orientada al Valor)

Una de las experiencias de la IAG que actualmente se está dando es la automatización de tareas de bajo valor, liberando a los Project Managers para que se enfoquen en actividades estratégicas.

Aplicación práctica: Quien se encuentre a cargo del proyecto de IAG aplicada a la gestión de proyectos ágiles deberá ayudar a la PMO a identificar las tareas repetitivas y de bajo valor que pueden ser automatizadas. Por ejemplo, la IAG puede generar:

Resúmenes de informes de progreso: A partir de los datos del proyecto, la IAG puede crear resúmenes ejecutivos para los interesados.

Recomendaciones para la gestión de riesgos: Analizando datos históricos de proyectos similares, la IAG puede sugerir riesgos potenciales y planes de mitigación.

Generación de casos de prueba: A partir de los requisitos del usuario (historias de usuario), la IAG puede crear de forma automática casos de prueba y escenarios de prueba (Nota: Aquí puedo profundizar más en el tema ya que si estuviéramos tratando la industria del desarrollo de software, corresponde al área de aseguramiento y control de la calidad.)

Quien se encuentre a cargo del proyecto de IAG aplicada a la gestión de proyectos ágiles debe asegurar que la automatización de estas tareas no solo ahorre tiempo, sino que también contribuya directamente a la entrega de valor.

3. Planificación adaptativa y predictiva (Dominio V: Planificación Adaptativa)

La IAG puede potenciar la planificación adaptativa al ofrecer análisis predictivos más precisos.

Aplicación práctica: La IAG puede analizar datos de proyectos pasados para predecir la duración de las tareas o el riesgo de desviaciones presupuestarias, incluso cuando la información es limitada. Quien se encuentre a cargo del proyecto de IAG aplicada a la gestión de proyectos ágiles, con su conocimiento de la elaboración progresiva, sabe que estos pronósticos generados por IA no son un plan rígido, sino una herramienta de apoyo para la toma de decisiones. Él guía a la PMO para que utilice estos datos predictivos en la planificación de lanzamientos (release planning) y la planificación de iteraciones (sprint planning), permitiendo a los equipos reaccionar de forma proactiva a las desviaciones y optimizar sus próximos pasos.

4. Potenciar el desempeño del equipo y la colaboración (Dominio IV: Desempeño del Equipo)

La IAG, si se implementa correctamente, puede empoderar a los equipos, haciéndolos más auto-organizados y colaborativos.

Aplicación práctica: Quien se encuentre a cargo del proyecto de IAG aplicada a la gestión de proyectos ágiles, ayuda a la PMO a usar la IAG como un «asistente» para los equipos. Por ejemplo, una herramienta de IAG puede analizar el contenido de las conversaciones diarias para generar las notas de la reunión o identificar los impedimentos clave. La PMO puede proporcionar herramientas de IAG que faciliten la comunicación, la documentación y la toma de decisiones en tiempo real, permitiendo a los equipos enfocarse en resolver problemas complejos en lugar de en tareas administrativas.

Quien se encuentre a cargo del proyecto de IAG aplicada a la gestión de proyectos ágiles, ve en la Inteligencia Artificial una extensión y/o complemento de las prácticas ágiles: una herramienta para maximizar el valor, adaptarse al cambio, y empoderar a los equipos. Su rol es fundamental para que la PMO no solo adopte la tecnología, sino que la integre en su cultura y en sus procesos de forma estratégica, segura y orientada a resultados, sin descuidar por supuesto y en todo momento, aplicar enfoques críticos y los controles correspondientes.

Características principales del alto rendimiento en una PMO

Las cinco características principales de estas PMO de alto rendimiento son:

• Evolución estratégica: Dejan de ser meros ejecutores de proyectos para convertirse en socios estratégicos, impulsando resultados comerciales reales.
• Impulso a la transformación digital: Adoptan tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial, la automatización y el análisis de datos.
• Adopción de la agilidad: Utilizan un enfoque híbrido y flexible, adecuado a las necesidades específicas de la organización.
• Fomento de la innovación a través de las personas: Crean una cultura de aprendizaje continuo y colaboración, ya que reconocen que las personas son las verdaderas impulsoras del cambio.
• Integración de la sostenibilidad: Incorporan iniciativas de ESG (medio ambiente, social y gobernanza) en su misión principal.

Fuente de inspiración: artículos del blog de la PMI