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Entender estos conceptos es fundamental para la gestión ágil, ya que nos ayuda a focalizar nuestros esfuerzos y a maximizar el valor que entregamos.

¿Qué entendemos por proyecto?

Un proyecto es una iniciativa temporal que crea un producto, servicio o resultado único. Las características clave que lo definen son:

• Producto, servicio o resultado único: Los proyectos tienen un propósito específico y tangible. Pueden ser la creación de un nuevo software, la construcción de un edificio o la organización de un evento. Es algo concreto y determinado.
• Esfuerzo temporal: Los proyectos tienen un comienzo y un final definidos. Tienen un alcance y una duración preestablecidos. Si lo llevamos al plano de proyectos ágiles bajo marco Scrum, estaríamos hablando de un cierto número de Sprints de dos semanas por ejemplo.
• Impulsan cambios: Los proyectos se llevan a cabo para tratar y dar respuesta a necesidades o problemas específicos que tiene el negocio. Pueden ser impulsados por factores internos o externos, como la innovación, el cumplimiento de regulaciones o la demanda del mercado.
• Creación de valor empresarial: Los proyectos están diseñados para generar beneficios para la organización. Estos beneficios pueden ser financieros, operativos, estratégicos o de otro tipo, pero en definitiva su objetivo es entregar valor.
• Contexto del inicio del proyecto: Antes de iniciar un proyecto, es importante comprender el contexto en el que se llevará a cabo. Esto incluye factores como las necesidades del cliente, las restricciones presupuestarias, los recursos disponibles y los riesgos potenciales.

¿Por qué debemos comprender los proyectos como un factor importante?

Entender qué es un proyecto es esencial para gestionarlos de manera efectiva. Nos ayuda a definir los objetivos, establecer los límites y asignar los recursos (humanos y técnicos) necesarios. Además, nos permite evaluar el progreso y medir el éxito del proyecto.

Exploraré un poco cada uno de los puntos clave

Producto, servicio o resultado único:

• El objetivo de todo proyecto es entregar algo nuevo. Este «algo» puede ser tangible (un producto), intangible (un servicio) o un cambio específico (un resultado). Esta «entrega» es lo que hace que el proyecto sea único.
• Ejemplos:
  • Producto: Un nuevo modelo de teléfono móvil con características innovadoras.
  • Servicio: La implementación de un sistema de atención al cliente personalizado.
  • Resultado: La mejora del 15% en la eficiencia de un proceso productivo.
• La singularidad del resultado define el alcance del proyecto y ayuda a enfocar los esfuerzos del equipo.

Ejemplos de dos tipos de proyectos

Proyecto de desarrollo de software

• Producto: Una aplicación móvil para gestionar las finanzas personales, con características como seguimiento de gastos, presupuestos y recomendaciones de inversión personalizadas.
• Servicio: El desarrollo e implementación de un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para una empresa, que incluye la configuración del software, la capacitación del personal y el soporte técnico continuo.
• Resultado: La migración exitosa de una base de datos de clientes a una nueva plataforma, con una reducción del 20% en los tiempos de consulta y una mejora del 15% en la precisión de los datos.

Proyecto no vinculado al desarrollo de software

• Producto: La construcción de una nueva escuela primaria, con aulas espaciosas, una biblioteca bien equipada, un gimnasio y un patio de juegos al aire libre.
• Servicio: La organización de un festival de música de tres días, que incluye la contratación de artistas, la gestión de la logística del evento, la promoción y la venta de entradas.
• Resultado: La implementación de un programa de capacitación para empleados en una empresa manufacturera, con un aumento del 10% en la productividad y una reducción del 5% en los errores de producción.

Esfuerzo temporal:

• Los proyectos tienen un principio y un fin definidos. No son actividades continuas. Esta temporalidad implica que los proyectos tienen una duración limitada y un presupuesto asignado.
• La temporalidad ayuda a planificar el trabajo, asignar recursos y establecer hitos de entrega.

Ejemplo

Imagina que un proyecto es como construir una casa. No construyes una casa para siempre, sino que tienes un plazo determinado para terminarla. Una vez que la casa está lista, el proyecto termina.

Planificación:

• Definir el alcance: La temporalidad nos obliga a definir con precisión qué se incluye y qué no en el proyecto, ya que tenemos un tiempo limitado para completarlo.
• Estimar la duración: Debemos calcular cuánto tiempo llevará cada tarea y el proyecto en total, lo que nos permite crear un cronograma realista.
• Asignar recursos: La temporalidad influye en la forma en que asignamos recursos, ya que debemos asegurarnos de que estén disponibles cuando se necesiten y durante el tiempo necesario.

Ejecución:

• Seguimiento del progreso: La temporalidad nos exige realizar un seguimiento constante del progreso del proyecto para asegurarnos de que cumplimos con el cronograma.
• Gestión de riesgos: Debemos identificar y gestionar los riesgos que puedan afectar la duración del proyecto, como retrasos en las tareas o cambios en el alcance.
• Comunicación: La temporalidad influye en la forma en que nos comunicamos con los interesados, ya que debemos informarles sobre el progreso del proyecto y cualquier posible retraso.

Cierre:

• Entrega del resultado: La temporalidad marca el momento en que debemos entregar el resultado del proyecto, ya sea un producto, un servicio o un resultado específico.
• Evaluación: Una vez finalizado el proyecto, es importante evaluar si se cumplieron los objetivos y si se respetó el cronograma.

Impulsores de cambio:

• Los proyectos nacen de la necesidad de cambiar algo, ya sea para mejorar una situación existente, resolver un problema o aprovechar una oportunidad.
• Ejemplos:
  • Mejora: Implementar un nuevo software para agilizar la gestión de proyectos.
  • Resolución: Desarrollar un plan de contingencia para mitigar los riesgos de un proyecto.
  • Oportunidad: Lanzar un nuevo producto al mercado para aprovechar una tendencia emergente.
• Comprender los impulsores del cambio ayuda a definir los objetivos del proyecto y a justificar su realización.

Ejemplos

1. Proyecto de desarrollo de una nueva línea de productos ecológicos:

• Cambio impulsado: Este proyecto no solo busca crear nuevos productos, sino también generar un cambio en la cultura de la empresa y en los hábitos de consumo de los clientes. Se busca promover prácticas más sostenibles y reducir el impacto ambiental.

2. Proyecto de implementación de un nuevo sistema de gestión de recursos humanos:

• Cambio impulsado: Este proyecto no solo busca modernizar la gestión de personal, sino también mejorar la eficiencia de los procesos, la comunicación interna y el desarrollo de los empleados. Se busca crear un ambiente de trabajo más ágil y colaborativo.

Creación de valor empresarial:

• Los proyectos deben generar beneficios para la organización que los lleva a cabo. Estos beneficios pueden ser:
  • Financieros: Aumento de ingresos, reducción de costos.
  • Operativos: Mejora de la eficiencia, optimización de procesos.
  • Estratégicos: Expansión a nuevos mercados, fortalecimiento de la marca.
• La creación de valor es la razón fundamental para invertir en un proyecto.

Contexto de inicio del proyecto:

• Antes de iniciar un proyecto, es crucial analizar el entorno en el que se desarrollará. Esto implica considerar factores como:
  • Necesidades de los interesados: ¿Qué esperan los clientes, usuarios y otras partes interesadas del proyecto?
  • Restricciones: ¿Cuáles son las limitaciones de tiempo, presupuesto, recursos y alcance?
  • Riesgos: ¿Cuáles son los eventos que podrían afectar negativamente el proyecto?
• Un análisis exhaustivo del contexto permite tomar decisiones informadas sobre la viabilidad del proyecto y la mejor manera de abordarlo.

Punto para reflexionar: La gestión de proyectos tiene dos enfoques diferentes dependiendo si lo debemos tratar de manera tradicional o cascada, o bien en forma ágil bajo marcos de trabajo scrum, kanban o scrumban, entre otros. No obstante, todos estos conceptos se aplican para ambos casos ya que son principios fundamentales que definen la naturaleza de un proyecto, independientemente de la metodología que se utilice para gestionarlo.

Fuente de inspiración: PMBOK 6th edición