Entrando en tema
Este contenido vinculado con la ‘gestión del presupuesto’ en todo proyecto, partió de un comentario que me hizo una colega hace un tiempo y le dije que me parecía interesante pensar en preparar un artículo que incluyera conceptos principales, alcance de la acción, roles intervinientes, algunas de las mejores prácticas definidas, algunas herramientas que se pueden implementar y por supuesto, presentar algunas ideas de cómo la inteligencia artificial generativa puede estar acompañando y potenciando.
Mi punto de dolor es que el presupuesto me lo acortan constantemente y encima, no entienden cómo trabajar con roadmaps y entregas incrementales. Piensan que eso es algo de «los de sistemas».
Si eres ansioso, te adelanto que he preparado :
- Un conjunto de prompts genéricos para el PM → enfocados en planificación, control, ajuste y reporte del presupuesto.
- Un conjunto de prompts genéricos para el PO → enfocados en priorización de backlog, ROI y decisiones de alcance para proteger el presupuesto.
📌 Todo alineado al PMI-ACP, roles reales y enfoque práctico, para que ambos tengan apoyo directo y complementario.
Primera reflexión:
- De poco sirven los prompts, por más que tengan una buena estructura, si se carece del conocimiento técnico de la práctica en si y además de tener cierto conocimiento también en prompt engineering. (por lo menos hasta ahora) 😎
- Por lo tanto, en esta primera parte te explicaré de manera breve y concreta la parte que ‘sostiene’ a estos prompts para poder comprender el resultado esperado.
Introducción
En toda gestión de proyectos ágiles, uno de los desafíos más frecuentes para los Project Managers (PMs) es demostrar cómo controlar y optimizar el presupuesto, cuando la planificación es iterativa, adaptable y evolutiva. (ver comentario de mi colega para recordar).
A diferencia de los proyectos predictivos tradicionales (llamados waterfall ó cascada), donde se define una línea base rígida, en entornos ágiles el presupuesto se gestiona de otra forma, de manera más viva por así decirlo, se ajusta sprint a sprint, y se vincula directamente con el valor entregado, al final de cada sprint, aunque puede haber variantes que se hayan establecido previamente.
El siguiente contenido desarrolla una de las formas de aplicar el ‘Plan Cost Management’, adaptado a PMI-ACP, mostrando quién hace qué, cómo se controla, qué herramientas usar y cómo evolucionar tu plan con ayuda de prompts IA para estructurar y mejorar tu gestión.
Punto para reflexionar: no es que esté atada la práctica al uso de prompts, sino que es algo que te propongo para que lo evalúes y ensayes con el fin de ayudarte en tu gestión. Tras los resultados que obtengas,
Entender la relación Presupuesto-Costo
- Presupuesto: es el dinero asignado y aprobado. Responde al cuánto se puede gastar.
- Costo: es lo que realmente se consume para ejecutar el trabajo. Se controla y registra en cada ciclo.
En proyectos ágiles, el presupuesto se consume por sprints y se controla contra lo realmente entregado, y por supuesto aprobado por el ‘negocio’, claro está que el PO debería haber estado al tanto previamente así como aquellos key users y/o stakeholders ligados al proyecto.
Plan ‘Cost Management’ adaptado
En la práctica del gerenciamiento de proyectos tradicional, este proceso define cómo estimar, presupuestar, gestionar y controlar los costos.
En proyectos ágiles, hay que tratarlo como ‘acuerdos’, revisado regularmente entre PM, Product Owner (PO) y el equipo.
Punto para reflexionar: Posiblemente haya un cierto % de PMs y POs que no hacen participar en determinadas instancias de reuniones en lo que respecta a este proceso. Las buenas prácticas ágiles lo recomiendan ya que el conocimiento y experiencia que tiene el ‘equipo completo’ no se reemplaza, además de estar al tanto de ciertos aspectos que a veces son necesarios discutir.
Fases esenciales
1️⃣ Sprint 0:
- Definir cómo se estimará y registrará el presupuesto.
- Acordar método: costo por hora, por Story Point (SP)* o costo fijo por sprint.
- Establecer reservas y buffers.
- Documentar reglas de ajustes.
2️⃣ Sprints iterativos:
- Revisar capacidad y velocidad real.
- Comparar costos planeados vs. reales.
- Ajustar backlog o alcance según la evolución del gasto.
3️⃣ Controles:
- Burn Rate ($/día)
- Costo por SP entregado
- Desviación %
- Valor Ganado adaptado
4️⃣ Comunicación:
- Uso de radiadores de información: tableros Kanban, dashboards financieros, burndown/burnup charts.
- Revisión continua con gerencia/sponsor en Sprint Review y Releases.
Roles y responsabilidades
| Rol | Responsabilidad clave |
|---|---|
| PM | Planifica, vigila costos, informa desviaciones. |
| PO | Prioriza backlog para maximizar valor dentro del presupuesto. |
| Equipo | Entrega estimaciones realistas, ejecuta, alerta bloqueos. |
| SM/Coach | Resuelve impedimentos, protege flujo de trabajo, fomenta mejora continua. |
Herramientas clave
✅ Radiador financiero: Dashboard con:
- SP Planeados vs. Entregados.
- Costo Planeado vs. Real.
- Burn Rate y desviación.
✅ Plantilla viva: Hoja de cálculo con cálculos automáticos:
- Costo por SP.
- Costo diario.
- Proyección de gasto.
✅ Revisión iterativa: Ceremonias:
- Sprint Planning (validar capacidad).
- Daily (monitorear bloqueos).
- Sprint Review (validar valor vs. costo).
- Retrospective (mejorar eficiencia).
Riesgos y planes de contingencia
| Riesgo | Contingencia |
|---|---|
| Desviaciones por mala estimación | Refinamiento frecuente, Planning Poker. |
| Bloqueos críticos | PO re-prioriza, SM desbloquea. |
| Cambios de alcance sin fondos | PM ajusta backlog, protege valor esencial. |
| Subestimación de deuda técnica | Reservas planificadas. |
Punto para reflexionar: Llegado a este punto es necesario que recuerdes el procedimiento, los roles, los radiadores, los dashboards y las métricas vivas.
Aspectos Clave
En proyectos ágiles, el presupuesto no se “protege” congelando tareas, se protege priorizando lo que entrega más valor con los fondos disponibles.
- El PM asegura visibilidad y control.
- El PO asegura alineación de valor.
- El equipo asegura entregabilidad realista.
- La gerencia ve avance y ROI de forma transparente.
Punto para reflexionar: Para lograr que la gerencia pueda tener visibilidad del avance y del correspondiente ROI, el PM/PO/Equipo deben cargar datos. Datos que representan su actividad. Actividad que debió haber sido definida previamente y con acuerdo en conjunto por todas las partes involucradas, considerando los posibles errores y bloqueos.
Así se conecta el PMI-ACP con tu caso:
Cuando una organización no entiende el concepto de entregas incrementales, los recortes de presupuesto se vuelven arbitrarios, la clave es visibilizar valor entregado en cada sprint y negociar ajustes en tiempo real, no solo defender el dinero asignado y aprobado.
¿Dónde y cómo es tratada la gestión del presupuesto en los dominios del PMI-ACP?
Te comparto un poco de teoría y que es aplicable en la práctica.
Dominio II – Entrega Orientada al Valor
¿Cómo es el tratamiento del presupuesto?
En este dominio, la gestión del presupuesto está implícita en la priorización basada en valor y en la minimización del desperdicio. Se toman decisiones para maximizar el retorno de la inversión (ROI) y optimizar el uso de recursos financieros, evitando características de bajo valor. No se habla de un control presupuestario rígido como en proyectos predictivos, sino de una gestión dinámica del valor y costo mediante priorización continua (por ejemplo, priorización MoSCoW, análisis de Kano).
Dominio V – Planificación Adaptativa
¿Cómo es el tratamiento del presupuesto?
En la planificación adaptativa, la gestión del presupuesto se conecta con la estimación ágil y planificación incremental. Aquí, el presupuesto se revisa y ajusta en ciclos cortos (iteraciones o sprints). Se dimensiona el trabajo en función de la capacidad del equipo y del presupuesto disponible, fomentando decisiones oportunas para mantener la viabilidad económica del proyecto. Se ajusta el alcance y las funcionalidades para mantenerse dentro de los límites presupuestarios establecidos, sin planificar todos los costos de forma fija desde el inicio.
Dominio VI – Detección y Resolución de Problemas
¿Cómo es el tratamiento del presupuesto?
Aunque no gestiona directamente el presupuesto, este dominio aborda la detección de riesgos y problemas que pueden impactar los costos. Se utilizan prácticas como el Risk Burndown Chart y la gestión de deuda técnica para evitar sobrecostos inesperados y pérdidas de presupuesto. Aquí la idea es minimizar el impacto financiero de los problemas y la deuda técnica, ayudando a mantener el presupuesto bajo control.
¿Cuál es la relación con la práctica del gerenciamiento de proyectos tradicional?
Trata explícitamente la gestión del presupuesto bajo el área de conocimiento: project cost management, donde se definen procesos clave: Plan Cost Management, Estimate Costs, Determine Budget y Control Costs (Capítulo 7). En proyectos ágiles, estos procesos se adaptan de forma iterativa y empírica, combinando prácticas de control continuo del presupuesto con la entrega incremental de valor.
¿Cómo adaptar los procesos tradicionales en un proyecto ágil?
Plan Cost Management → Sprint 0
En ámbitos ágiles, Plan Cost Management se define al inicio, generalmente en el Sprint 0 (o fase de Inception).
¿Qué pasa en este momento?
- El Project Manager (PM) y el Product Owner (PO) acuerdan cómo se va a gestionar el presupuesto de forma iterativa.
- Se elige si se usará costo fijo por sprint, rate por hora, coste por Story Point o una combinación.
- Se definen herramientas de seguimiento (p. ej., Jira + PowerBI).
- Se acuerda cómo se ajustarán reservas y cambios: ¿Cada cuánto se revisa? ¿Quién aprueba ajustes?
Idea clave: La planificación del presupuesto no se congela — se revisa y adapta cada sprint.
Estimate Costs → Sprint 0 + Sprint Planning + Refinamiento
En proyectos ágiles, las estimaciones se refinan constantemente, no solo al inicio.
En el Sprint 0
- El equipo hace estimaciones iniciales de alto nivel (por épicas o features clave).
- El Dev Sr, Tester Sr y Scrum Master (SM) aportan datos de capacidad y velocidad prevista.
- Se establece un rango de costos por iteración (p. ej., 7 personas × tarifa/hora × 2 semanas).
En cada Sprint Planning y Refinamiento
- Se estiman los Story Points o horas de cada user story.
- El PO prioriza el Product Backlog alineado al presupuesto disponible.
- El PM y SM verifican si la carga de trabajo cabe en el costo objetivo del sprint.
Idea clave: Se actualiza la estimación cada vez que se planifica y refina.
Determine Budget → Sprint 0 + Roadmap + Sprint Planning
Este proceso se vuelve incremental:
- Durante el Sprint 0, se construye una línea base de costos inicial, sumando los costos estimados de features prioritarias + reservas de riesgo.
- El PO y PM definen hitos de liberación (releases) con rangos de costo por fase.
- En cada Sprint Planning, se detalla el presupuesto del sprint con base en la estimación real y se ajustan reservas.
Por ejemplo:
Si el equipo tiene una tarifa promedio de USD 30/hora por persona, y la velocidad del equipo es de 60 puntos por sprint, puedes estimar cuánto cuesta cada punto y ajustar el backlog al valor real disponible.
Idea clave: El presupuesto se ajusta por release y por sprint, no solo al inicio.
Control Costs → Daily Standup + Sprint Review + Retrospective
En proyectos ágiles, Control Costs es transparente y continuo, apoyado en las ceremonias clave:
Daily Standup
- Se detectan bloqueos que puedan disparar costos (p.ej., bugs grandes, tareas que se extienden).
- El Scrum Master interviene rápido para resolver impedimentos.
Sprint Review
- El equipo muestra qué valor entregó, midiendo costo real vs. valor ganado (Earned Value adaptado).
- El PM y PO evalúan: ¿El gasto del sprint generó el ROI esperado? Si no, se re-prioriza.
Retrospective
- Se analizan ineficiencias: ¿Hubo tareas mal estimadas? ¿Hubo retrabajo caro?
- Se acuerdan acciones para optimizar costos en el siguiente sprint.
Idea clave: El control es visible, empírico y colaborativo. El equipo ajusta tanto la ejecución como las prácticas que impactan el gasto.
Resultado real
En este enfoque, la gestión del presupuesto:
– Es progresiva y adaptativa (nunca congelada).
– Vive dentro del ciclo ágil (sprints, backlog, refinamientos).
– Involucra a todo el equipo — no es tarea solo del PM.
Punto para reflexionar: Es aquí donde realmente las personas involucradas en el proyecto ‘viven’ el concepto de ‘equipo completo’, transparencia, comunicación, y otras características propias de todo equipo ágil.
Primer ejercicio como respuesta para la colega
Hasta aquí, te he compartido varios conceptos y prácticas, y aún faltan gráficas y los prompts. No obstante me vino la idea de hacer un primer ejercicio que seguramente después lo mejoraré, con el objeto de que lo puedas leer, analizar y comparar con tu escenario actual si es que justo estás necesitando tener este conocimiento.
El punto de dolor planteado por mi colega, a mi modo de ver, es más común de lo que parece, sobre todo cuando la organización aún no conecta el enfoque ágil con la gestión de presupuesto de forma viva y transversal.
El presupuesto no es algo rígido ni aislado, sino una herramienta viva que debe ir de la mano de la priorización y el roadmap. En enfoques ágiles (PMI-ACP lo detalla muy bien), se trabaja así porque el dinero se asigna para maximizar valor, no para mantener tareas solo porque estaban “planeadas”.
El error de fondo -a mi modo de ver- es pensar que el roadmap y las entregas incrementales son cosa de “los de sistemas”. En realidad, son herramientas de negocio para decidir qué hacer primero, qué posponer y qué eliminar, cuidando la inversión y el retorno esperado.
¿Qué podríamos pensar hacer?
Visibilizar el valor incremental.
Cada vez que entregas algo, deja claro cuánto se gastó, qué se obtuvo y qué se evitó gastar en re-trabajo o riesgos futuros. Usa un radiador financiero básico: SP planeados vs. entregados, costo planeado vs. real, desviación %. Un gráfico o tabla clara habla mejor que 20 slides.
Educar al sponsor o gerencia.
Explícales —con ejemplos concretos— que el roadmap y el presupuesto viven juntos: recortar sin priorizar es como apagar incendios tirando agua a cualquier lado. Mejor decidir qué se hace ahora y qué se mueve, de forma visible y acordada. Si no entienden la diferencia entre costo y presupuesto, sería muy conveniente mostrarlo con un dashboard vivo: «Esto es lo aprobado; esto es lo que cuesta sprint a sprint; esto es el valor entregado.”
Formalizar acuerdos con prompts y artefactos.
Este punto queda pendiente para otra entrega que haré.
Involucrar al negocio, no solo a sistemas.
Cuando presentes el roadmap, vincula cada épica o feature a objetivos de negocio y costos directos.
No es solo backlog técnico: es valor visible para todos.
Conceptos que pueden ayudarte a lograr mayor comprensión
✅ Story Point (SP):
Un Story Point es una unidad de medida relativa que los equipos ágiles usan para estimar el esfuerzo y la complejidad de una historia de usuario, tarea o ítem del backlog.
No indica horas exactas, sino qué tan grande o difícil es comparado con otras tareas.
Los equipos suelen asignar SP usando series numéricas (1, 2, 3, 5, 8, 13…) y técnicas como Planning Poker.
Para qué sirve:
- Ayuda a planificar capacidad del equipo.
- Permite calcular velocidad (SP entregados por sprint).
- Facilita estimar costos indirectos por unidad de trabajo.
Frase que alguna vez me llegó: “Un Story Point mide esfuerzo relativo, no tiempo exacto.”
✅ Costo por hora
En un proyecto (ágil o no), “costo por hora” significa calcular cuánto cuesta una hora de trabajo de cada rol o persona involucrada.
En el Sprint 0, se usa este dato para:
- Saber cuánto cuesta un sprint, se multiplica la tarifa/hora × horas estimadas × cantidad de personas.
Para qué sirve:
- Traducir Story Points o tareas a dinero aproximado.
- Estimar Burn Rate ($/día).
- Calcular cuánto costará cada iteración o release.
Frase simple: “El costo por hora pone precio real al tiempo de trabajo del equipo.”
✅ Burn Rate ($/día)
El Burn Rate es la tasa de gasto diario de un proyecto o equipo.
Mide cuánto dinero se consume cada día mientras el equipo trabaja.
En Ágil, se calcula así:
Burn Rate = (Costo Real del Sprint / Nº de días hábiles del Sprint)
¿Para qué sirve?
- Para saber qué tan rápido se “quema” el presupuesto.
- Para proyectar cuándo se agotará el dinero disponible.
- Para detectar desviaciones: si el Burn Rate sube, algo está generando sobrecostos.
✅ Costo fijo por sprint
El costo fijo por sprint significa definir un monto cerrado y estable que se invertirá en cada sprint, independientemente de los detalles de cada historia de usuario.
👉 ¿Cómo se calcula?
Se suman:
- Tarifa/hora de cada rol × horas estimadas × nº de personas.
- Se proyecta como costo estándar por cada iteración.
¿Para qué sirve?
- Ayuda a prever cuánto costará cada ciclo, simplificando la planificación.
- Facilita explicar a la gerencia cuántos sprints caben en el presupuesto global.
- Reduce burocracia, el equipo sabe que tiene un “monto de dinero estable” por iteración.
Comentario final
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