¿Cómo estructurar acuerdos que fomenten la colaboración y la entrega de valor incremental?

Si hasta ahora has estado gestionando o participando en proyectos clásicos (cascada), este artículo te hará pensar y reflexionar, incluso probablemente provoque que compares situaciones y experiencias anteriores, la manera en que se desarrollaron determinadas tareas, la forma de solucionar problemas técnicos y no técnicos, las diferentes reuniones entre los miembros del equipo o equipos de trabajo para conducir el tratamiento de los requerimientos, y demás actividades enfocadas en el marco de los acuerdos establecidos.

La gestión de proyectos experimenta una gran transformación con la adopción de metodologías ágiles, especialmente en sectores donde la incertidumbre y la necesidad de adaptación es constante, como es la ingeniería del conocimiento (el desarrollo de software) y la transformación digital. En este contexto, los enfoques contractuales tradicionales, los cuales están ligados a modelos predictivos como el de cascada, tienen limitaciones que comprometen la efectividad y el éxito de iniciativas ágiles. La rigidez que presentan los contratos convencionales, enfocados en que haya una definición detallada y fija del alcance, presupuesto y cronograma desde etapas iniciales, provoca un cierto «ruido» con los principios en los que se basa la agilidad, ya que la misma promueven la iteración, la retroalimentación continua y la capacidad de respuesta al cambio para entregar valor.

La base de los proyectos ágiles reside en tener siempre presente que el cambio no solo es esperable, sino que es una herramienta valiosa para optimizar el resultado final en función de las necesidades que se van originando en el negocio y en el mercado. Por lo tanto, definir y establecer acuerdos contractuales que puedan «maniobrar» la incertidumbre e ir acomodando la evolución del proyecto, mientras se vayan atendiendo y salvando los intereses de ambas partes (cliente y proveedor), es un requisito fundamental.

Los «contratos ágiles» se originan para dar respuesta a esta necesidad, algo estratégico, elaborados para acompañar la colaboración, la transparencia y la flexibilidad en la relación contractual, sin sacrificar aspectos legales y financieros.

La contradicción, si se quiere, o la incompatibilidad que existe entre los contratos tradicionales y los acuerdos para proyectos ágiles es evidente al comparar sus ejes fundamentales.

Los contratos tradicionales, sean de «precio fijo» o de «tiempo y materiales» sin enfoques ágiles, se basan en supuestos de estabilidad y previsibilidad. Incluyen un alcance fijo, requisitos detallados definidos al inicio, entregables e hitos preestablecidos, y procesos formales de solicitud de cambio que a menudo son lentos y costosos.

Por otra parte, los acuerdos (contratos ágiles) para proyectos ágiles se caracterizan por contemplar la evolución del alcance, ciclos de desarrollo cortos e iterativos (sprints), una retroalimentación constante y una adaptación continua, y la incertidumbre como variable que existe en el producto o solución final.

Problemáticas comunes

La contradicción en estos enfoques, si se quiere, genera problemáticas que se traducen como:

• alcance bloqueado impidiendo que el equipo logre adaptar nuevas prioridades;
• presupuestos inflexibles que penalizan cambio que el equipo técnico considera necesario;
• expectativas desalineadas debido a la evolución que se van dando en los entregables;
• situaciones de tensión (discusiones contractuales en varias reuniones) consecuencia de restricciones por parte de los equipos de desarrollo;
• la incertidumbre que el alcance y el presupuesto se descontrole por parte de los clientes.

Para solucionar los escenarios descriptos y que ciertamente limitan el ciclo de vida del desarrollo del proyecto, exige contar con un modelo de acuerdo/contrato fundamentado en la colaboración y la capacidad de adaptación, claramente rompiendo con el enfoque tradicional.

Características de contratos ágiles

Los contratos ágiles son acuerdos legales específicamente concebidos para dar soporte a los modelos de entrega de proyectos basados en metodologías ágiles. Su propósito primordial es proporcionar un marco lo suficientemente sólido para gestionar el riesgo y la rendición de cuentas, al tiempo que facilitan el desarrollo iterativo y la incorporación frecuente de cambios.

Las características distintivas de los contratos ágiles incluyen:

• un énfasis en la entrega incremental de valor en ciclos cortos;
• un riesgo y una recompensa compartida, donde ambas partes participan activamente en priorizar y gestionar el riesgo;
• una flexibilidad inherente en el alcance, permitiendo que las prioridades evolucionen en función del valor de negocio percibido en lugar de un alcance predefinido y estático;
• una alta transparencia y colaboración manifestada en reuniones regulares, demostraciones y actualizaciones;
• métricas de éxito orientadas al valor entregado y al impacto de negocio, más que a la simple finalización de características.

Fomentando esta mentalidad de asociación, impulsa que los contratos ágiles permitan que ambas partes respondan eficazmente a los cambios del entorno sin la necesidad de renegociar formalmente los términos en cada instancia, como se debería estar haciendo en contratos tradicionales y que generan fricciones y tensiones en cuanto a las relaciones humanas.

Enfoques

No tenemos un enfoque único para definir y conducir contratos ágiles; sin embargo hay diferentes tipos de enfoques se han desarrollado para adaptarse a distintos perfiles de riesgo, tamaños de proyecto y niveles de confianza. Entre los tipos más comunes se encuentran:

1. Tiempo y Materiales con límite: El proveedor cobra por el tiempo y los materiales utilizados, pero con un límite presupuestario máximo acordado. Ofrece flexibilidad para ajustar el alcance y se adapta bien a entornos de sprints, con la ventaja adicional de un límite que protege el presupuesto del cliente. El desafío reside en el riesgo de sub-entrega si no se gestiona adecuadamente y la necesidad de alta confianza y transparencia.
2. Precio Fijo por Sprint: Se establece un costo fijo para cada sprint o iteración (por ejemplo, cada dos semanas). Esto proporciona una facturación predecible y fomenta la entrega incremental. Sin embargo, el alcance preciso de cada sprint puede ser ambiguo, y podría generar un incentivo a priorizar la velocidad sobre la calidad.
3. Contratos de costo objetivo con ahorros compartidos: Cliente y proveedor acuerdan un costo objetivo para el proyecto. Si el costo real es inferior al objetivo, los ahorros se comparten entre ambas partes. Este modelo incentiva la eficiencia y la innovación, promoviendo una rendición de cuentas compartida. Requiere una estimación y seguimiento de costos detallados y es más adecuado para equipos ágiles con un nivel de madurez elevado.
4. Contratos continuos: Acuerdos mensuales o trimestrales que se renuevan basándose en el valor entregado. Soportan el desarrollo de productos a largo plazo y se alinean fácilmente con la cadencia ágil. Su efectividad depende de la existencia de métricas de desempeño claras y exige un alto nivel de confianza entre las partes.
5. Contratos híbridos (ágil-cascada): Algunas partes del proyecto se definen con un enfoque tradicional (por ejemplo, requisitos regulatorios fijos), mientras que otras se gestionan de manera ágil. Permite equilibrar la flexibilidad con las restricciones legales o normativas, siendo útil en entornos empresariales o gubernamentales. La complejidad reside en la gestión simultánea de ambas metodologías y la necesidad de una clara demarcación entre las partes fijas y flexibles del alcance.

Claúsulas y consideraciones

Para garantizar la efectividad de un contrato ágil, es crucial incluir una serie de cláusulas y consideraciones esenciales:

• una Declaración de Intención que establezca claramente el compromiso de ambas partes con un proceso de desarrollo ágil, reconociendo su naturaleza iterativa y colaborativa;
• una Definición de Terminado (DoD) precisa que especifique los criterios que cada historia de usuario o característica debe cumplir para considerarse completa, evitando ambigüedades;
• un Enfoque de Gestión del Cambio que, en lugar de procesos rígidos, defina cómo los cambios se priorizan, evalúan e incorporan al backlog a través de revisiones regulares;
• una clara especificación de los Roles y Responsabilidades (Product Owner, Scrum Master, Equipo de Desarrollo (Developers y Agile Testers), Stakeholders del cliente) y la autoridad que cada uno posee;
• Activadores de Pago vinculados al valor o al progreso ágil (por ejemplo, al final de cada sprint, entrega de valor de negocio, logro de KPIs), en lugar de hitos de alcance fijo;
• Cláusulas de Terminación flexibles que minimicen la disrupción, como la terminación con preaviso, el pago por el trabajo completado y las obligaciones de transferencia de conocimiento;
• y mecanismos colaborativos de Resolución de Disputas (como reuniones de revisión conjunta o mediación) antes de recurrir a vías legales formales.

Prácticas recomendadas

La elaboración de contratos ágiles efectivos se beneficia incluyendo ciertas prácticas recomendadas.

• La colaboración temprana entre los equipos legales y de entrega es fundamental para asegurar que los principios ágiles no se vean comprometidos por la rigidez legal.
• Es imperativo educar al cliente, especialmente si es nuevo en Agile, explicando cómo el contrato soporta la entrega iterativa y cómo la flexibilidad beneficia a ambas partes.
• Alinear los incentivos para que cliente y proveedor compartan riesgos y recompensas fomentando una verdadera asociación.
• Se debe evitar la sobre-especificación inicial, centrándose en los resultados, las prioridades y la flexibilidad en lugar de definir cada entregable por adelantado.
• Finalmente, el uso de lenguaje claro y sencillo, evitando frases legales innecesarias, facilitando de esta forma la comprensión de responsabilidades, expectativas y procesos.

Desafíos

La implementación de contratos ágiles debe enfrentar ciertos desafíos.

• El miedo a la incertidumbre por parte de los clientes puede mitigarse enfatizando los límites presupuestarios, la transparencia en la información y la planificación conjunta.
• La resistencia del departamento legal, a menudo poco familiarizado con metodologías ágiles, puede superarse proporcionando casos de estudio, plantillas y cláusulas modelo.
• La medición del valor en entornos ágiles, donde el éxito se basa en el impacto de negocio y no en entregables fijos, requiere el uso de métricas relevantes como la adopción por parte del usuario, el impacto en el negocio y las tasas de uso de características.
• Las expectativas desalineadas se previenen mediante comunicación frecuente, revisiones del backlog y demostraciones de sprint regulares, asegurando que todos los stakeholders mantengan una comprensión compartida del progreso y la dirección.

Existen herramientas y recursos (como plantillas y guías de organizaciones especializadas) que pueden facilitar la estandarización y reducir la fricción en la elaboración de contratos ágiles. Ejemplo de ello lo tenemos con Jira Software y Miro, por darte dos ejemplos que conozco.

Primera conclusión

A medida que más industrias vayan adoptando metodologías ágiles, los contratos ágiles irán evolucionando en todo sentido. Por otra parte tenemos ahora y desde hace relativamente poco tiempo, la presencia de las Inteligencias Artificiales y de la Inteligencia Artificial Generativa que a todos nos está atravesando, permitiendo que la contratación sea más flexible, transparente y enfocadas en valor del producto a desarrollar y entregar, contrastando con el enfoque tradicional de rigidez en el alcance y cronogramas fijos, siendo por tanto más dinámicos y colaborativos ya que facilitan la gestión de los riesgos desde otro lugar, alineando incentivos y generando resultados superiores.

Relación con la PMI-ACP

El contenido sobre contratos ágiles se relaciona estrechamente con varios dominios y áreas de conocimiento cubiertas por el programa PMI-ACP:

1. Principios y Mentalidad Ágil:
   • Embracing Change (Aceptar el Cambio): Sabemos que el principio de Agile «abraza el cambio». Los contratos ágiles están diseñados precisamente para manejar esta característica, a diferencia de los contratos tradicionales que no lo consideran. Esta es la base del mindset ágil evaluado por el PMI-ACP.
   • Collaboration & Transparency (Colaboración y Transparencia): Los contratos ágiles fomentan la «transparencia y colaboración» como principios fundamentales entre los miembros del equipo de proyecto. La colaboración cercana con el cliente y la apertura en el proceso son fundamentales en el estudio PMI-ACP.
   • Value-Driven (Impulsado por el Valor): Los contratos ágiles miden el éxito en el proyecto por el «valor entregado» y utilizan «métricas orientadas al valor» (p.e. KPIs a partir de OKRs). La entrega de valor es uno de los dominios clave en el PMI-ACP.
   • Iterative and Incremental Delivery (Entrega Iterativa e Incremental): La estructura de los contratos ágiles se basa en la «entrega incremental en ciclos cortos» (sprints). Comprender y aplicar la entrega iterativa e incremental son centrales en el programa PMI-ACP.
   • Shared Risk and Reward (Riesgo y Recompensa compartida): El concepto de que «ambas partes participan en la gestión del riesgo» y pueden compartir ahorros se alinea con la mentalidad ágil de abordar los proyectos como una empresa conjunta donde el éxito y el fracaso tienen impactos mutuos.
2. Entrega Impulsada por el Valor (Value-Driven Delivery):
   • Measuring Value (Medición de Valor): «Medir Valor» es todo un desafío para el equipo de proyecto y propone usar métricas como adopción de usuario o impacto de negocio. El PMI-ACP requiere comprender cómo definir, medir y entregar valor en entornos ágiles.
   • Prioritization (Priorización): La forma en que los contratos ágiles manejan el cambio a través de «priorizar» el backlog en lugar de procesos formales, se relaciona directamente en cómo los equipos ágiles priorizan el trabajo para maximizar el valor.
   • Payment Triggers (Activadores de Pago): Vincular los pagos a «la entrega de valor de negocio» o la finalización de sprints (entregando valor potencial) es una práctica específica de contratos ágiles que refuerza el enfoque en el valor. Esto es un aspecto práctico de la entrega de valor en el contexto de contratos ágiles.
3. Involucramiento de los Interesados (Stakeholder Engagement):
   • Partnership Mindset (Mentalidad de Asociación): Los contratos ágiles buscan crear una «mentalidad de asociación». El PMI-ACP enfatiza la importancia de una relación colaborativa y de confianza con los stakeholders, especialmente con el cliente/Product Owner.
   • Communication & Feedback (Comunicación y Retroalimentación): Las «reuniones regulares, demos y actualizaciones» constituye una de las características de los contratos ágiles como prácticas de comunicación continua fundamentales para mantener informados e involucrados a los stakeholders. Esta es un área clave en el PMI-ACP.
   • Educating the Client (Educar al Cliente): La práctica recomendada de «Educar al Cliente» sobre cómo funciona el contrato ágil y los beneficios de la flexibilidad es una habilidad esencial para gestionar las expectativas de los stakeholders en un entorno ágil.
   • Aligning Incentives (Alineación de Incentivos): Asegurar que cliente y proveedor «compartan riesgos y recompensas» es una estrategia para alinear los intereses de los stakeholders hacia el éxito compartido del proyecto.
4. Planificación Adaptativa (Adaptive Planning):
   • Flexible Scope (Alcance Flexible): La característica de «alcance flexible» en los contratos ágiles, donde las prioridades evolucionan, es central para la planificación adaptativa que el PMI-ACP promueve, en contraposición a la planificación predictiva con alcance fijo.
   • Agile Change Management (Gestión Ágil del Cambio): La definición de cómo los cambios se «priorizan, evalúan e incorporan al backlog» de manera fluida es la esencia de la planificación adaptativa en Agile.
5. Gestión del Riesgo (Risk Management):
   • Shared Risk (Riesgo Compartido): El enfoque de «riesgo y recompensa compartida» es una forma ágil de abordar los riesgos del proyecto, alineando a las partes para mitigarlos conjuntamente.
   • Termination Clauses (Cláusulas de Terminación): Incluir «estrategias de salida flexibles» es una forma de gestionar el riesgo en el contrato ágil, permitiendo una finalización menos disruptiva si el proyecto no cumple las expectativas o cambia drásticamente de dirección.

Conclusión final

Debemos entender que todo lo relativo a los contratos ágiles nos obliga a reconocer que hay principios, prácticas y desafíos fundamentales para gestionar proyectos ágiles en contraposición con la gestión tradicional, y que para ello hay que adquirir nuevos conocimientos. Por otra parte y no es menor este comentario que te haré, la Inteligencia Artificial Generativa es un factor disruptivo en esta área de conocimiento también, ya que podemos imaginarnos luego de haber leído todo este contenido, en cuantas instancias o momentos se podría estar pensando en implementar algún tipo de solución impulsada con IA Generativa o hasta incluso pensar en crear Agentes de IA, ¿verdad?. De hecho en el sitio oficial de la PMI podemos encontrar varias formaciones en IA.

Fuente de Inspiración: The PM Newsletter en LinkedIn y el programa de estudios de PMI-ACP