Este artículo vinculado con los Tips de productividad, ha  sido escrito por un miembro de la empresa MQS – Mate Quality Services -, Sponsor Gold de Argentesting.

Hola,

No odias esa sensación al final del día de haber perdido tiempo o de no haber logrado lo que querías lograr?

Si eres como ese tipo super ocupado en comercial de tv argentino (el que es acerca de un sitio web para hacer pagos que muestra a un chico super ocupado una mañana, que está en la cocina con su laptop, y el narrador dice: “él es el hombre más ocupado del mundo, …., no puede esperar a que termine el microondas…” jeje), entonces necesitas respirar hondo y relajarte un momento.

A continuación, tenemos unos tips que pueden ayudarte con esos días ocupados:

• La forma más productiva de iniciar tu día: Revisa tu lista de metas. Si no tienes una, haz una ya mismo! Lista las metas más importantes que quieres alcanzar en los próximos meses. Después lee tu lista cada mañana y asegúrate que las actividades que haces cada día te ayuden a cumplir esos objetivos.
• La regla de los 2 minutos: Nunca pospongas una tarea que puedes completar en 2 minutos o menos. Cuando una nueva tarea aparezca, analízala y si te lleva solo 2 minutos completarla, hazla ahora.
• Organiza tu bandeja de entrada para mantenerla “fresca y joven”: Empieza con una bandeja de entrada vacía:
  • Crea 3 carpetas con base en la urgencia de los correos electrónicos: a) Urgente, b) Prioridad Media y c) Baja Prioridad
  • Cada día, cuando revises tu bandeja de entrada por primera vez, mueve los correos electrónicos a tu carpeta de “Baja prioridad”.
  • Ve a tu carpeta “Baja Prioridad” y revisa cada correo no leído; pero no respondas. Anota en tu lista de pendientes tareas sobre los correos mmás importantes que tengas para atender hoy.
  • Después de revisar todos los correos, muévelos a las otras 2 carpetas según su prioridad.
  • Responde todos los correos urgentes, y después atiende los menos urgentes.
• Usa listas de pendientes: Si resulta que tienes tareas repetitivas, tómate el tiempo de escribir una lista de pendientes (checklist) para cada una. Te ayudará a optimizar tu proceso y/o asegurar que no se te olviden cosas importantes.
• Divaga cada tanto: Nuestro cerebro necesita un descanso cada cierto tiempo, y el dejarlo divagar durante el día (claro, no TODO el día) nos ayuda a mantener un alto nivel de productividad. Desconéctate al menos una vez al día, y divaga. Te `podrías sorprender a ti mismo con lo creativo que eres.
• Pequeñas innovaciones: No siempre somos capaces de realizar los grandes cambios que queremos, pero que tal si haces pequeñas mejoras a procesos, flujos de trabajo, tareas repetitivas, etc.? Es más efectivo avanzar hacia el logro de los objetivos en pequeños incrementos.

Hay cientos de tips y sistemas de productividad en el mundo, solo tienes que asegurar que adoptes aquellos que funcionan mejor para ti.

Personalmente me gustan mucho la regla de los 2 minutos y las listas. Conoces o usas otras técnicas?

Maravilloso ! A completar tareas !!

Autora
Barbara Blackaller
Project Manager / Salesforce Admin for HighTower Advisors at Mate Quality Services
https://www.linkedin.com/in/barbarablackaller/

Servicios

Uno de sus Servicios: Test Strategy Management

We offer the specific team, infrastructure and resources to ensure a product meets the quality goals and expectations as defined by your business. MQS has a great team of professionals dedicated to help our clients build the strategy, and create the plans to deliver a solution aligned with the defined quality goals.

Productivity tips. Let’s get it done!!!

Hi there,

Don’t you hate that feeling at the end of the day of having wasted the time or not having accomplished what you wanted?

If you feel like the super busy guy in that Argentinian tv commercial, (the one about an online payments website, that shows a really busy guy during his morning coffee, he is in the kitchen with his laptop, and the narrator says: “he is the busiest man of the world,…, he is so busy he can’t wait for the microwave to finish (heating his coffee)” LOL), then you need to take a deep breath and relax for a moment.

Here are some tips to help you out with those busy days:

• The most productive way to start your day: Review your list of goals. If you don’t have one, make one right now ! List the major goals you want to accomplish in the next few months. Then read your list every morning and make sure the activities you do every day help you achieve those goals.
• The 2 minute rule: Never postpone a task you can complete in 2 minutes or less. When a new task comes up, analyze it and if it would take just 2 minutes to complete, do it now.
• Organize your inbox to keep it “young and fresh”. Begin with an empty inbox:
  • Create 3 folders based on email urgency: a) Urgent, b) Medium Priority and c) Low Priority.
  • Every day, when you go through your inbox for the first time, move the emails to you “Low priority” folder.
  • Go to the “Low Priority” folder and read every unread mail. But don’t reply. Write down to-do notes for the most important emails you need to do today.
  • After you go through all the emails, move them to the other 2 folders accordingly.
  • Answer all urgent emails, then move on to the lesser priority ones.
• Use Checklists: If you happen to have repetitive tasks, take the time to write a checklist for each one. It will help you streamline your workflow and ensure you don’t forget important things.
• Wander from time to time: Our brain needs a break every once in a while, and by letting our mind wander during the day (not the entire day of course) will help us maintain a high level of productivity. Unplug yourself at least once a day, and wander. You might surprise yourself with how creative you are!
• Small Innovations: We’re not always able to make that big change we want to, but what if you make small improvements to processes, workflows, repetitive tasks, etc.? It’s more effective to go towards achieving goals in small increments.

There are hundreds of productivity tips and systems out there; you just have to make sure to adopt those that work better for you.

I personally really like the 2-minute rule and checklists. Do you know or use other techniques?

Awesome! Let’s get things done!!